Controle de Estoque em Cafeterias: o que é e 6 dicas para otimizá-lo

Para empresas que trabalham com vendas, o estoque representa uma poderosa arma – que, se não for acompanhada de perto e com muita atenção, pode se voltar contra a empresa. 

Para evitar que isso aconteça, é indispensável que cada estabelecimento realize adequadamente um processo chamado controle de estoque. Uma boa gestão do estoque é fundamental para que a empresa consiga atingir seus objetivos: crescer e aumentar os lucros.

Pensando nisso, preparamos este artigo explicando direitinho o que é o controle de estoque, qual é a sua importância e, ainda, quais são as melhores táticas e técnicas para aplicar no seu empreendimento! Vamos?

O que exatamente é o controle de estoque?

Também chamado de gestão de estoque, o controle de estoque nada mais é do que o processo de monitoramento da quantidade de produtos e de matérias primas, que visa a garantir que não haja falta ou excesso de insumos e que o estabelecimento seja capaz de atender adequadamente à demanda dos clientes.

Esse processo é construído a partir do levantamento e do acompanhamento de dados referentes às compras realizadas e novos pedidos subsequentes, à expedição e ao armazenamento de produtos, à prevenção de perdas, ao giro e à satisfação do cliente. 

Quando bem-sucedido, o controle de estoque em cafeterias é capaz de auxiliar na maximização dos lucros e, ainda, de aumentar o índice de satisfação do cliente.

Pode-se dizer, em resumo, que o controle de estoque é aquilo que abrange os processos de aquisição, armazenamento e venda de mercadorias.

Para que serve o controle de estoque?

Além de promover a boa organização do espaço físico de uma loja, o controle de estoque em cafeterias também é capaz de otimizar as tarefas internas da empresa. 

Os dados que compõem esse controle permitem um acompanhamento adequado, permitindo que a empresa faça uma boa projeção de vendas e, a partir disso, uma previsão de volume de compras, podendo também adequar os preços dos produtos conforme sua busca, além de evitar faltas no estoque e gastos desnecessários.

Um estoque devidamente gerido aumenta a produtividade, diminui os custos, erradica as perdas, impede inconsistências entre relatório e estoque e permite que a empresa invista o capital de giro em outros recursos. 

Basicamente, um controle de estoque adequado torna a empresa capaz de:

• Reconhecer os produtos com maior e menor demanda;
• Estimar a quantidade de vendas;
• Otimizar investimentos;
• Projetar pedidos antecipadamente;
• Melhorar os cronogramas de produção;
• Precificar bem os produtos e criar ofertas adequadas para atrair o consumidor.

Quais são os tipos de estoque?

Existem diferentes tipos de estoque que, dependendo do tipo de negócio, devem ser contemplados pelo seu controle. São eles os estoques de: matérias primas, de produção, de produtos e de consumíveis.

O estoque de matéria-prima compreende todo o material necessário para a produção de itens para venda ou sob encomenda. Por exemplo: se sua empresa é uma padaria ou cafeteria, você não pode deixar que os ingredientes necessários para a sua produção estejam em falta.

O estoque de produção garante, é claro, o controle da produção da empresa. É a partir dele que todos os envolvidos no processo de produção sabem o que já está em andamento. Isso evita que ocorram duplicidades e, assim, desperdício de matéria prima.

O estoque de produtos é, dependendo do tipo de loja, o mais complexo tipo de estoque. Ele que compreende todo e qualquer produto disponível para a aquisição direta do cliente.

Por fim, o estoque de consumíveis representa o material que é de uso da empresa como um todo, como itens de papelaria, produtos de limpeza e combustível. Tal como os demais estoques, esse é necessário para garantir que não faltem insumos para o funcionamento da empresa além da relação com o cliente.  

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Como fazer um controle de estoque adequado?

Se você leu até aqui, já entendeu que o controle de estoque em cafeterias é bastante importante, certo? Já que você está interessado em começar a fazer o controle ou melhorar o controle que acontece na sua empresa, vamos falar agora sobre as metodologias de gestão mais adequados para você. 

Desde já, vale dizer: não é necessário se prender a apenas um método de controle. Afinal, sua empresa pode apresentar diferentes tipos de demanda ou mesmo o seu fornecedor não consegue te atender dentro de um só tipo de estoque.

São 5 os tipos mais conhecidos:

Primeiro a entrar, primeiro a sair (PEPS)

Este método coloca as mercadorias mais antigas do estoque como prioridade de venda com o objetivo de evitar que elas se tornem obsoletas. 

Esta forma de valorização de estoque é a mais utilizada atualmente pelas empresas. Devido ao aumento constante de preços, o modelo acaba por valorizar os estoques num valor próximo ao de mercado, já que ele é composto por itens adquiridos há menos tempo.

Último a entrar, primeiro a sair (UEPS)

Ao contrário do PEPS, nessa metodologia, o produto mais recente do estoque é o primeiro a ser disponibilizado. 

Esse tipo de método não é recomendado para empreendimentos que fazem venda de produtos perecíveis, já que estes exigem um controle mais elaborado para evitar a perda de produtos. 

Importante ressaltar: esta prática é vedada pela Receita Federal pois, já que o custo das mercadorias é calculado pelo preço dos produtos mais novos, o método faz com que o lucro contábil das empresas seja menor.

Média Ponderada Móvel (MPM)

Este método, também chamado de Custo Médio, altera todos os valores do estoque sempre que há cadastro de novos itens a partir do cálculo de média ponderada. 

A metodologia de Custo Médio é indicada para evitar que os itens do estoque sofram grandes variações. Ela é feita somando os valores de todos os produtos (novos e antigos) e dividindo pelo total de produtos. 

É importante considerar outros controles para verificar se o valor resultante está adequado para o produto. Este método, assim com o PEPS, é validado pelo Ministério da Fazenda para calcular o Imposto de Renda.

Just in Time (JIT)

Esta metodologia (que pode ser traduzida livremente como “na hora certa”) é ótima para reduzir custos, já que permite que a empresa mantenha o estoque no mínimo possível para o funcionamento. 

Para colocar este método em prática, é necessário ter boas parcerias com fornecedores para garantir que quaisquer demandas sejam atendidas com agilidade. 

Por conta disso, o JIT exige um acompanhamento constante dos gestores para evitar que a empresa perca vendas por falta de estoque.

Curva ABC

Este último método se baseia em três pilares: giro, faturamento e lucratividade. Eles são responsáveis por estabelecer o valor de cada produto que deve ser ou não mantido em estoque. 

Os itens são classificados em A (mercadorias de maior valor; apresentam giro razoável, alta lucratividade e alto faturamento. Exigem controle rigoroso.), B (mercadorias de médio valor. Controle um pouco mais flexível, produto adquirido em maior quantidade.) e C (produtos de menor valor; podem ser mantidos em pequenas quantidades já que atendem a demandas eventuais.).

Ufa! É bastante informação, certo? Mas fica tranquilo, estamos acabando! Antes de nos despedirmos, que tal algumas dicas para tornar seu controle de estoque ainda melhor?

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6 dicas úteis para otimizar seu controle de estoque

1) Faça inventários periodicamente

Todas as decisões estratégicas de aquisição e venda passam pelos relatórios de estoque. Por isso, é indispensável conferir sempre se seu estoque físico bate com a quantidade registrada no seu sistema. Afinal, qualquer pode causar compras desnecessárias e prejuízo.

Aproveite para organizar a disposição dos itens durante o inventário, mapeando o local de cada mercadoria. Isso vai otimizar o processo de localização e de manuseio, em especial no caso de e-commerce. Levante também a validade de itens perecíveis e o estado de conservação das mercadorias em estoque.

Também é interessante categorizar seu inventário, tornando visíveis a lucratividade, fluxo de vendas e rapidez de giro de cada produto. Isso facilita a análise de dados.

2) Registre todas as entradas e saídas em uma única fonte

Esta é uma recomendação básica: registre, de forma rigorosa, TODOS os itens que chegam e saem da sua loja, sem exceção. 

Para isso, você pode registrar manualmente, usar uma planilha otimizada ou, se possível, contratar um software voltado para essa gestão. Assim, você evita erros humanos tanto quanto possível e, assim, minimiza falhas e buracos no estoque. 

Além disso, tenha uma equipe preparada e um processo estruturado de cadastro de dados. Reforce sempre a importância da gestão de estoque e defina os procedimentos necessários de forma a garantir que todos os envolvidos os conheçam e saibam como realizá-los.

3) Trabalhe com estoque reduzido

A ideia é a seguinte: quanto menor o estoque, mais fácil é manter ele organizado. Nessa lógica, o setor de produção só vai solicitar matéria-prima quando houver uma demanda. É claro, essa demanda deve ser antecipada sempre que possível pelos setores de venda e marketing. Isso pode evitar uma situação desagradável com o cliente, caso a empresa não tenha o produto solicitado por ele. 

As vantagens disso estão tanto na facilidade de gerenciamento quanto na diminuição do desperdício e do espaço físico necessário para o estoque. O JIT é um grande aliado nesses casos.

4) Invista em parcerias com seus fornecedores

Como falamos no tópico acima, o Just in Time pode ser uma ótima pedida para o seu negócio. Mas, para que ele aconteça da melhor forma para sua empresa, é importantíssimo cultivar boas relações com seus fornecedores. 

Tenha uma comunicação transparente e profissional com seus parceiros, e lembre-se de garantir as melhores condições possíveis para os dois lados.

Além de criar uma relação de confiança mútua, você também poderá contar com seu fornecedor para atendimento de demandas emergenciais, no oferecimento de condições especiais e, caso necessário, até na renegociação de prazos e/ou pagamentos.

5) Reabasteça de forma inteligente

Reabastecer de maneira inteligente é uma forma de gerir custos e evitar erros nas compras. Para isso, você deve acompanhar seu histórico de vendas e o comportamento do consumidor; assim, você saberá quais produtos são mais interessantes para os clientes. 

Não se deve, entretanto, arriscar a falta de produto. Dar prioridade para a compra de produtos populares evita que isso aconteça. Cria, ainda, uma rotina que possibilita um bom gerenciamento de estoque. 

Vale a pena fazer sempre um planejamento para a compra de produtos, em especial os sazonais, reabastecendo seu estoque sempre com base nas demandas apresentadas. 

6) Administre seu controle de estoque

Não basta apenas registrar tudo na planilha da empresa. É necessário garantir que não haverá qualquer problema contábil com a entrada e a saída referentes aos produtos.

Para isso, é importante processar documentos como notas fiscais, notas de entrega e fornecimento de mercadorias, recibos, notas de devolução, requisições e ordens de compra. 

Reunir estes documentos garante ao financeiro informações mais precisas dos valores despendidos no estoque. Estes valores devem ser checados e avaliados sempre. 

Invista num bom controle de estoque!

Agora você já está preparado para otimizar o controle de estoque da sua empresa. Lembre-se: a gestão de estoque é uma arma poderosa – use-a a seu favor! 

Se quiser mais dicas sobre como gerir sua empresa, não deixe de conferir nosso artigo sobre gestão de cafeterias.